PRV hade tidigare en decentraliserad inköpsorganisation där ansvaret för upphandling låg på den enskilde chefen, som förväntades ha kompetens att själv genomföra och driva affären. Men då de flesta chefer sällan upphandlade fanns både en risk och en rädsla att något skulle bli fel.

För att styra upp inköpen behövde myndigheten arbeta mer processorienterat med upphandling. PRV:s ledningsgrupp fattade därför  beslut om att implementera en för myndigheten gemensam process för inköp, upphandling och avtalsförvaltning.

– Ledningsgruppen såg värdet av att ha en samlad process som var gemensam för alla

verksamhetsområden och inköpskategorier. I uppdraget ingick även att säkerställa att chefer och beställare fick tillgång till ett väl fungerande centraliserat upphandlingsstöd, säger Susanne Berg som är upphandlingschef på PRV.

Ett år senare var inköpsprocessen färdig att implementeras och det fanns en klar bild av vilket slags upphandlings- och arbetsverktyg som PRV behövde.

– Efter en genomlysning av de olika upphandlingssystem som var tillgängliga på marknaden kunde vi konstatera att e-Avrop bäst motsvarade vårt behov och arbetssätt. Det gav oss möjlighet att jobba med hela processen inom ramen för ett och samma system, från det att behov uppstår av att genomföra en ny affär till dess att vi har ett avtal på plats och kan jobba med avtalsadministration. En annan viktig aspekt var att upphandlare och beställare kan jobba tillsammans direkt i verktyget med utgångspunkt från en gemensam arbetsyta. PRV har en inköpsvolym på ungefär 150 miljoner kronor per år och det var också väsentligt att verktygets funktionalitet var anpassat efter hur många och vilken typ av upphandlingar vi genomför, säger Susanne Berg.

Samarbetet med e-Avrop har fortsatt att utvecklas även efter att avtalet tecknades och PRV började använda systemet. Susanne Berg insåg att PRV även hade behov av en planeringsmodul och hon inledde därför en dialog med e-Avrop som nu utvecklat ett stöd i verktyget för att tidplanera och fördela ärenden mellan olika upphandlare.

– Vi har haft ett jättebra och kreativt samarbete med e-Avrop där de har varit väldigt inlyssnande och

lyhörda för våra behov.

Samverkan mellan och PRV och leverantören sker nu fortsatt även på fler områden. PRV ser gärna att det utvecklas en funktion för digital signering så att myndigheten direkt i systemet kan underteckna såväl interna upphandlingsbeslut och affärsstrategier som tilldelningsbeslut och avtal. Det är en tilläggsfunktion som e-Avrop kommer att börja erbjuda under nästa verksamhetsår.

PRV har numera en central upphandlingsenhet där upphandlarna arbetar tillsammans och där upphandlingsfrågor har en direkt representation i PRV:s ledningsgrupp. Inköpsorganisationen är samtidigt fortsatt decentraliserad och inköparna är verksamma ute på sakavdelningarna där avtalen används. Skillnaden är att inköpen nu sker samordnat och upphandling genomförs av ett centraliserat upphandlingsstöd på upphandlingsenheten.

PRV arbetar numera affärsorienterat, kategoristyrt och rättssäkert med upphandling och inköpsprocessen är väl förankrad i organisationen. Cheferna på myndigheterna har avlastats från upphandlingsarbetet och kan koncentrera sig på verksamheten.

– Jag tror att man uppfattar upphandlingsstödet som något väldigt positivt i verksamheten. Det finns någon att vända sig till för att få den hjälp man behöver. Ledningen är mycket nöjda med resultatet av förändringen och kan också konstatera att den målsättning och intention som låg till grund för beslutet 2014 har realiserats. Upphandlingsfrågor ses som strategiskt viktiga och upphandling bidrar till att affärsmöjligheterna tas tillvara på ett bättre sätt samtidigt som kvalitetssäkring och riskminimering uppnåtts, avslutar Susanne Berg.